Posizioni aperte - Responsabile di Manifestazione

 

Posizione aperta: RESPONSABILE DI MANIFESTAZIONE

Requisiti:

MISSIONE GENERALE

- Essere l’interlocutore referente e unico del cliente e dei servizi operativi dalla progettazione dell’evento alla chiusura,
- Coordinare tutti gli interventi sul campo ed essere il referente tra il cliente e tutti i servizi operativi,
- Accompagnare il cliente dalla fase di preparazione dell’evento fino alla chiusura (finalizzare i preventivi, considerare le aspettative dei clienti, valutare le postazioni, delle modifiche e dei bisogni di adattamento…).
- Garantire il buon andamento dell’evento e della soddisfazione del cliente: verificare la conformità delle installazione, delle regole di sicurezza, della reattività sul campo di tutto lo staff e collaboratori con l’obiettivo della riuscita dell’evento.

MISSIONE E RESPONSABILITA'

Assistenza tecnica alla vendita:
- Partecipare alla creazione di strumenti per aiutare le vendite,
- Stabilire i capitolati tecnici delle manifestazioni,
- Essere forza di proposta adeguata e fare gli studi di fattibilità tecnica,
- Essere in grado di fornire al servizio commerciale una stima economica.
- Aiutare il commerciale referente alla vendita dei servizi tecnici nel rispetto delle condizioni generali di vendita
- Aggiornare le planimetrie in funzione dell’andamento del progetto e le richieste fatte ai fornitori.
- Compilare tutte le richieste di acquisto di servizi degli espositori durante la manifestazione per farne un resoconto a fine evento al commerciale referente
- Verificare prima dell’apertura dell’evento la conformità dei servizi venduti agli espositori/organizzatori.
- Essere presente durante l’evento per gestire le richieste dell’organizzatore o degli espositori per eventuali servizi extra.


Svolgimento degli eventi:
- Essere l’interlocutore principale dei project manager e del cliente durante tutta la manifestazione e in particolare nella gestione delle richieste o modifiche da parte del cliente ed essere il collegamento con i servizi operativi.
- Condividere col cliente prima dell’inizio della manifestazione tutte le domande legate all’evento (servizi addizionali, modifiche, cancellazione, allestimento), confermare il planning e l’andamento dell’evento, coordinamento delle azione logistiche,
- Coordinare tuti i servizi interni e i fornitori per definire i presidi richiesti per la manifestazione e comunicare tutte le informazioni necessarie.
- Fare le verifiche sul campo di quanto stabilito con i fornitori (presenze, divise, ecc),
- Stabilire un retro planning della gestione degli allestimenti, dell’evento e dello smontaggio per ogni manifestazione,
- Essere il punto di riferimento dei fornitori esterni e gestirli sul campo,
- Fare gli ordini di acquisto sul sistema informatico dopo avere condiviso e ottenuto la validazione dal Responsabile Operation o del Direttore del sito.
- Garantire il buon progresso dell’evento nelle sue fasi di montaggio, evento, smontaggio nel rispetto delle tempistiche.
- Essere l’interlocutore del cliente per la consegna dei luoghi. (sale, padiglioni, etc etc)
- Essere l’interlocutore sul campo del cliente e trasmettere tutte le informazioni al Project Manager sia durante che dopo la manifestazione. Raccogliere tutte le informazioni utile per il debrieffing post manifestazione e gestire le lamentele / richieste arrivate dai clienti.
- Compilare tutti i documenti per proseguire con la fatturazione al cliente dei servizi erogati durante la manifestazione.
- Verificare durante l’evento l’adeguamento tra le richieste di acquisto e la conformità della realizzazione
- Verificare durante l’evento l’adeguamento tra le richieste del cliente e la conformità della realizzazione
- Informare immediatamente il proprio responsabile in caso di problemi maggiori
- A fine evento verificare le fatture dei fornitori e fare il consuntivo dell’evento


Competenze richieste
Lingua : Italiano
Informatica : Pack Office Windows – Autocad (o simile) – Software design architettura


Conoscenze:
- Il mondo degli eventi con prime esperienze riuscite
- Una conoscenza delle regole per il pubblico spettacolo con prime esperienze riuscite
- Allestimenti e prestazioni di progettazione

Skills:
- Una buona capacità organizzativa
- Buona gestione dello stress
- Buona gestione amministrativa

Se in possesso dei requisiti indicati, inviare il proprio CV a: donatella.giannilivigni@lingottofiere.it